Obchodní podmínky pro vystavovatele na Medidays

  1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ
    1. Společnost Mediconf s.r.o., IČO: 093 94 320, DIČ: CZ09394320, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 335676 (dále jen „Pořadatel“), pořádá veletrh práce a konferenci pod názvem Medidays (dále jen „Konference“). Informace o Konferenci jsou dostupné na www.medidays.cz.
    2. V souvislosti s Konferencí Pořadatel nabízí možnost užití výstavní plochy k umístění stánku (dále jen „Výstavní plocha“) a další služby, zejména promítání propagačních materiálů, umístění roll-upu, vstupy na Konferenci a uveřejnění příspěvků na sociálních sítích nebo internetových stránkách (dále společně a v rozsahu dle uzavřené smlouvy jen „Produkt“).
    3. Tyto obchodní podmínky (dále jen „Obchodní podmínky“) upravují vzájemná práva a povinnosti ze smlouvy o poskytnutí Produktu (dále jen „Smlouva“) mezi Pořadatelem a osobou, která si u Pořadatele objednala Produkt (dále jen „Vystavovatel“), jejímž předmětem je zejména povinnost Poskytovatele poskytnout Produkt a povinnost Objednatele zaplatit cenu za poskytnutí Produktu (dále jen „Cena“).
    4. Kontaktní e-mailová adresa Pořadatele je: info@mediconf.cz.
  2. OBJEDNÁVKA A UZAVŘENÍ SMLOUVY
    1. Informace o nabízených Produktech, včetně Cen, jsou dostupné na www.mediconf.cz/medidays-stanky/ a www.mediconf.cz/medidays-sluzby/.
    2. Objednávku Produktu lze provést prostřednictvím e-shopu Pořadatele dostupného na www.mediconf.cz/medidays-stanky/ a www.mediconf.cz/medidays-sluzby/.
    3. Odesláním objednávky Vystavovatel činí vůči Pořadateli návrh na uzavření Smlouvy.
    4. Smlouva je uzavřena přijetím objednávky ze strany Pořadatele formou e-mailu potvrzujícího přijetí objednávky zaslaného na e-mailovou adresu, kterou Vystavovatel uvedl v objednávce.
  3. PLATEBNÍ PODMÍNKY
    1. Pořadatel zašle Vystavovateli spolu s potvrzením objednávky zálohovou fakturu s platební údaji k uhrazení Ceny.
    2. Vystavovatel se zavazuje zaplatit Cenu včetně DPH v zákonné výši ve lhůtě uvedené v zálohové faktuře; není-li v ní lhůta uvedena, tak nejpozději do 30 kalendářních od potvrzení objednávky.
    3. Pokud Vystavovatel Cenu řádně a včas neuhradí, je Pořadatel oprávněn odstoupit od Smlouvy.
    4. Pořadatel vystaví Vystavovateli elektronický daňový doklad a zašle jej na e-mailovou adresu Vystavovatele uvedenou v objednávce do 15 dnů od uhrazení Ceny.
    5. Vystavovatel není oprávněn jednostranně započíst jakoukoli svou pohledávku vůči pohledávce Pořadatele na zaplacení Ceny bez předchozího písemného souhlasu Pořadatele.
    6. Podmínkou předání Výstavní plochy Vystavovateli je předchozí uhrazení všech splatných plateb souvisejících s účastí Vystavovatele na Konferenci.
  4. STORNO PODMÍNKY
    1. Vystavovatel je oprávněn písemně odstoupit od Smlouvy bez uvedení důvodu. V případě, že Vystavovatel od Smlouvy odstoupí, zavazuje se uhradit Pořadateli storno poplatek ve výši:
      1. 50 % z celkové Ceny služeb při odstoupení od Smlouvy v termínu více než 120 dnů před zahájením Konference;
      2. 75 % z celkové Ceny služeb při odstoupení od Smlouvy v termínu od 61 do 119 dnů před zahájením Konference;
      3. 100 % z celkové Ceny služeb při odstoupení od Smlouvy v termínu do 60 dnů před zahájením Konference.
    2. Povinnost úhrady storno poplatku má Vystavovatel i v případě, že neuhradil zálohovou ani jinou fakturu.
  5. PŘEDÁNÍ PODKLADŮ POŘADATELI
    1. Vystavovatel je povinen předat Pořadateli podklady potřebné pro poskytnutí Produktu ve lhůtě, formátu, rozsahu a kvalitě dle pokynů Pořadatele. Formát, rozsah a kvalitu podkladů Pořadatel sdělí Vystavovateli bez zbytečného odkladu po potvrzení objednávky.
    2. Nedodá-li Vystavovatel podklady řádně a včas, Pořadatel neodpovídá za nemožnost nebo omezení poskytnutí souvisejícího Produktu. Vystavovatel v takovém případě nemá právo na slevu, vrácení Ceny ani na náhradu škody.
    3. Vystavovatel poskytuje Pořadateli nevýhradní, bezúplatnou, územně neomezenou licenci k užití podkladů Vystavovatele v rozsahu nezbytném pro poskytnutí Produktu a pro dokumentaci a propagaci Konference včetně jejích dalších ročníků.
    4. Pořadatel je oprávněn odmítnout nebo požadovat úpravu podkladů, pokud má důvodné podezření, že jsou v rozporu s právními předpisy.
  6. UŽÍVÁNÍ VÝSTAVNÍ PLOCHY A PREZENTACE VYSTAVOVATELE
    1. Vystavovateli bude umožněn přístup do prostor konání Konference za účelem přípravy stánku na Výstavní ploše dle možností místa konání Konference. O konkrétním čase Pořadatel vyrozumí Vystavovatele e-mailem v přiměřeném předstihu před konáním Konference.
    2. Vystavovatel je oprávněn propagovat svou činnost, výrobky či služby pouze na Výstavní ploše. Umisťování reklamních, propagačních nebo informačních materiálů mimo Výstavní plochu je možné pouze s předchozím písemným souhlasem Pořadatele, za podmínek stanovených Pořadatelem.
    3. Vystavovatel není oprávněn Výstavní plochu dále poskytnout k užívání třetí osobě.
    4. Stánek a své propagační materiály je Vystavoval oprávněn vyklidit a odstranit až po skončení Konference.
    5. Vystavovatel je povinen opustit Výstavní plochu ve stavu, v jakém mu byla předána. Případné náklady na uvedení Výstavní plochy do původní stavu nese Vystavovatel.
    6. V průběhu Konference je Vystavovatel oprávněn provozovat či přehrávat audiovizuální, hudební, taneční nebo jinou produkci pouze za kumulativního splnění těchto podmínek:
      1. Pořadatel k takové produkci udělil výslovný písemný souhlas;
      2. produkce nebude rušit ostatní vystavovatele ani účastníky Konference;
      3. Vystavovatel si k produkci zajistil potřebná oprávnění, licence a souhlasy, včetně případných souhlasů kolektivních správců autorských nebo souvisejících práv (např. OSA nebo INTERGRAM);
      4. hadina hluku za hranicí Výstavní plochy nepřekročí hodnotu povolenou právními předpisy;
      5. veškeré licenční odměny, poplatky, sankce, nároky třetích osob a náklady související s produkcí Vystavovatele nese výlučně Vystavovatel.
    7. Pořadatel je oprávněn kdykoli omezit, přerušit nebo zakázat produkci, která dle uvážení Pořadatele způsobuje nadměrný hluk, otřesy, bezpečnostní riziko nebo jinak omezuje řádný průběh Konference.
  7. PRAVIDLA BEZPEČNOSTI
    1. Vystavovatel je povinen po celou dobu přípravy, konání a vyklízení Konference dodržovat právní předpisy, technické, požární, bezpečnostní, hygienické, ekologické a provozní požadavky, vnitřní pravidla místa konání Konference a pokyny Pořadatele.
    2. Vystavovatel je povinen na žádost Pořadatele nebo provozovatele místa konání Konference doložit způsobilost technického zařízení, revizní zprávu, certifikaci nebo jiné doklady potřebné k bezpečnému provozu zařízení.
    3. Vystavovatel na Výstavní ploše ani v prostorách Konference nesmí skladovat, používat nebo distribuovat hořlavé látky, výbušniny, jedy, nebezpečné chemické látky, zdraví škodlivé látky, tlakové nádoby, otevřený oheň nebo jiné rizikové předměty či látky bez předchozího souhlasu Pořadatele a splnění všech právních a bezpečnostních požadavků.
    4. Ve všech krytých prostorách místa konání Konference platí zákaz kouření a zákaz manipulace s otevřeným ohněm.
    5. Vystavovatel je povinen udržovat volné únikové cesty, přístupy k hydrantům, elektrickým rozvaděčům, uzávěrům vody a jiným bezpečnostně významným místům.
    6. Pořadatel je oprávněn nepovolit nebo požadovat okamžité odstranění instalace, zařízení, materiálu, konstrukce nebo jiné věci Vystavovatele, pokud podle názoru Pořadatele nebo provozovatele místa konání Konference nesplňuje bezpečnostní, technické, požární, hygienické nebo provozní požadavky. Neodstraní-li takovou věc Vystavovatel bez zbytečného odkladu, je Pořadatel oprávněn zajistit odstranění na náklady a riziko Vystavovatele.
    7. Pokud budou v době konání Konference platit mimořádná opatření, hygienická, epidemiologická, bezpečnostní nebo jiná omezení, je Vystavovatel povinen je dodržovat a zajistit jejich dodržování osobami, které se Konference účastní za Vystavovatele.
  8. ZMĚNA, PŘESUNUTÍ NEBO ZRUŠENÍ KONFERENCE
    1. Pořadatel je oprávněn změnit program Konference, a to i v průběhu Konference.
    2. Pořadatel je v odůvodněních případech oprávněn změnit termín nebo místo konání Konference nebo konání Konference zrušit, vyžadují-li to zejména organizační, technické, bezpečnostní nebo právní důvody. Pořadatel oznámí Vystavovateli případnou změnu termínu nebo místa konání Konference nebo zrušení Konference včetně odůvodnění na e-mailovou adresu Vystavovatele uvedenou v objednávce.
    3. Změna programu, změna místa konání ani změna termínu konání Konference nezakládá Vystavovateli právo na odstoupení od Smlouvy, na slevu, vrácení Ceny ani na náhradu škody.
    4. Dojde-li ke zrušení Konference a nedohodnou-li se strany na převedení plnění na další ročník Konference, vrátí Pořadatel Vystavovateli zaplacenou Cenu na účet, z nějž byla provedena úhrada, a to do 30 dnů od oznámení zrušení Konference. Vystavovatel v takovém případě nemá nárok na jakékoli další plnění.
  9. ODPOVĚDNOST, POJIŠTĚNÍ POŘADATELE A DALŠÍ UJEDNÁNÍ
    1. Vystavovatel je povinen nahradit Pořadateli škodu vzniklou porušením Smlouvy, těchto Obchodních podmínek, právních předpisů nebo pokynů Pořadatele Vystavovatelem nebo osobami, které se Konference účastní za Vystavovatele.
    2. Pořadatel neodpovídá za ztrátu, poškození nebo zničení věcí Vystavovatele, zejména exponátů, vybavení, zařízení stánku, obalů, propagačních materiálů, elektroniky, osobních věcí nebo jiného majetku, ledaže škoda vznikla porušením právní povinnosti Pořadatelem.
    3. Vystavovatel je povinen mít po celou dobu přípravy, konání a vyklízení Konference sjednáno pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou třetím osobám v souvislosti s jeho účastí na Konferenci s výší pojistného plnění minimálně 1 mil. Kč.
    4. Vystavovatel bere na vědomí, že Pořadatel negarantuje počet účastníků Konference, počet návštěvníků Výstavní plochy, obchodní výsledek účasti Vystavovatele, dosah jeho prezentace, ani zájem účastníků o produkty nebo služby Vystavovatele.
    5. Vady, které lze odstranit v průběhu Konference, je Vystavovatel povinen vytknout Pořadateli ihned po jejich zjištění tak, aby Pořadatel mohl zajistit nápravu ještě v průběhu Konference.
  10. OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
    1. Za účelem kontroly oprávnění ke vstupu na Konferenci Pořadatel zpracovává osobní údaje osob, které se budou Konference účastnit za Vystavovatele, zejména v rozsahu jméno, příjmení, kontaktní údaje.
    2. Vystavovatel je povinen zajistit, aby osoby, které se budou Konference účastnit za Vystavovatele, byly před vstupem na Konferenci informovány o tom, že vstupem do prostor Konference udělují Pořadateli svolení k pořízení a použití obrazových, zvukových nebo audiovizuálních záznamů zachycujících jejich podobu nebo projevy osobní povahy, a to v rozsahu a způsobem, který lze vzhledem k povaze Konference a obvyklé propagaci obdobných akcí rozumně předpokládat, a to pro dokumentační, informační, zpravodajské a propagační účely související s Konferencí, činností Pořadatele a dalšími ročníky Konference. Pořadatel bude při pořizování a používání záznamů podle předchozí věty postupovat tak, aby nepřiměřeně nezasahoval do práv, důstojnosti, cti, vážnosti a soukromí zachycených osob.
    3. Prostor konání Konference může být monitorován kamerovým systémem, zejména za účelem ochrany majetku, bezpečnosti osob a dohledu nad řádným průběhem Konference. Právním důvodem takového zpracování jsou oprávněné zájmy Pořadatele.
    4. Podrobné informace o zpracování osobních údajů Pořadatelem jsou uvedeny v Zásadách zpracování osobních údajů dostupných na www.medidays.cz/ochrana-osobnich-udaju/.
  11. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
    1. Tyto Obchodní podmínky a právní vztahy jimi upravené se řídí právním řádem České republiky.
    2. K projednání případných soudních sporů jsou příslušné soudy České republiky.
    3. Ujednání odchylná od těchto Obchodních podmínek lze sjednat pouze písemně.
    4. Pro Smlouvu je rozhodná verze Obchodních podmínek účinná ke dni uzavření Smlouvy.
    5. Tyto Obchodní podmínky nabývají účinnosti dne 17.06.2026.